Come scrivere una mail…

Quando si scrive una mail (per lavoro, ricerca di lavoro, invio di comunicati stampa o per studio) bisogna fare lo sforzo di mettersi dalla parte della persona che la riceverà.

Le mail vengono quasi sempre scaricate, tutte assieme, su un solo terminale. Per essere letti e compresi occorre innanzitutto rendere chiaro chi è che scrive (il mittente) e qual’è l’oggetto della mail.

Quest’ultino è fondamentale. È il perchè stiamo scrivendo, a che scopo: ad esempio “comunicato stampa”, “richiesta informazioni”, “richiesta appuntamento”. Se lo scopo non è chiaro fin nell’oggetto, la nostra mail potrebbe essere letta dopo giorni da quando è stata scaricata. Quando si ricevono centinaia di mail, si determina sempre una priorità di lettura. È impensabile credere che si possa lavorare, vivere e contemporaneamente dedicare più di mezz’ora al giorno allo smistamento della posta elettronica.

Voi quanto state sul programma di posta quando siete sotto esame? Chi lavora è sotto esame tutti i giorni.

Ultimamente, per vari motivi, usa avere indirizzi di posta che non corrispondono al nostro nome e cognome.

Tipo xyz123@ciccio.it

Non sono di facile memorizzazione e in genere si cambiano spessissimo. Da una parte ciò facilita la sicurezza di chi invia di non essere inserito facilmente in mailing list sgradite. Dall’altra però, rende difficile che qualcuno ci scriva “a memoria”, senza cioè aver registrato il nostro indirizzo di posta.

Avendo un email così, va inserito (c’è un’apposita modalità) il nostro nome e cognome tra parentesi dopo l’indirizzo. Va poi ribadita l’informazione nella mail stessa: firmandola (“cordialmente, Maria Tiziocaio”) o premettendo il nostro nome e cognome al testo (“Sono Maria Tiziocaio, scrivo per questo motivo”).

Parlo di Nome e Cognome perchè sempre più spesso si tende a dimenticare di firmare. È una conseguenza della semplicità del mezzo (computer), ma non è utile, anzi può diventare un problema, soprattutto se stiamo scrivendo perchè ci serve davvero e urgentemente che la persona a cui scriviamo faccia qualcosa per noi: esaminare una nostra pratica (di chi?), darci un posto di lavoro (a chi?), avere un appuntamento (con chi?).

È anche una buona norma, almeno finchè non c’è un’abitudine a comunicare con quella persona via email (terzo scambio di mail sullo stesso argomento, a botta e risposta), specificare a che categoria professionale siamo associabili: Maria Tiziocaio, studentessa del terzo anno di Regia; Giovanna Tiziocaio, diplomata in Teorie e tecniche dell’audiovisivo, Accademia di BB AA di Roma; Veronica Tiziocaio, Regista; Anna Tiziocaio, Capo Ufficio Stampa.

Se invece si lascia un commento su un blog va saputo che anche se usiamo un nickname di fantasia e non scriviamo la nostra stessa email, è possibile risalire all’autore del testo stesso. Tanto vale dichiarare chi siamo e rendere questo nostro gesto utile per noi: lavorando in ambito artistico è molto importante che il nostro nome circoli e sia conosciuto.

Il testo della mail è meglio se è breve. Frasi dirette e semplici. Mai dare per scontato che chi legge sappia le cose che sappiamo noi: non è mai così.

“Gentile signore, abito sotto di lei (interno 33). Siccome ho trovato una sua maglia sul mio balcone, le sai grato se volesse venirla a riprendere. Può trovarmi a casa ad ora di cena.” è diverso da “Vieniti a prendere la tua maglia!”.

Rileggiamo sempre prima di inviare facendo lo sforzo di leggere come se ricevessimo noi stessi quella mail: abbiamo detto le cose essenziali perché chi riceve capisca chi siamo e cosa vogliamo?

Valgono le regole del giornalismo: chi, cosa, dove, quando, come, perché.

In commercio esistono diversi libretti con testi di lettere già scritti adatti ad ogni occasione professionale. Una lettura non guasterebbe, anche se non sono specifici del mezzo e un po’ datati. Stavo pensando di scrivere un ebook per voi con “trucchi del mestiere” e tanti esempi concreti. Cosa ne pensate? Vi servirebbe? Lasciatemi un commento a questo post.

Sembrerà stupido dirlo, ma forse anche no: meglio evitare di insultare le persone per iscritto. Via mail sembra tanto semplice farlo: è l’effetto chat.

In genere ci si pente sempre di aver usato parole dure: avendolo fatto per iscritto, non si può più tornare indietro. Inoltre potremmo rischiare di essere denunciati.

Ultima cosa: gli allegati.

Meglio evitarli o, se non se ne può fare a meno, scrivere nella mail che si sta allegando qualcosa al testo.

Più leggeri sono, meglio è.

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